Catálogo: Datos generales

Catalogo - Datos generales

Desde esta ventana crearemos nuestros artículos. Como se explica en “Familias y subfamilias“, a cada artículo debemos asignarle una “Familia” y una “Subfamilia“, si al crear un artículo nuevo hubiera que crearlas se podría hacer desde el icono Botón crear nuevo. El código de “Artículo” (de 3 dígitos) lo asigna el programa consecutivamente, aunque puede ser modificado manualmente.

Debemos indicar una “Descripción” del artículo (hasta 250 caracteres) que será el nombre con el que lo vamos a tratar después en todos los documentos (albaranes, pedidos, facturas, …).

Además del código que asigna el programa (201001) podemos asignarle otro código siguiendo una nomenclatura propia de la empresa en el campo “Código de central“.

La “Descripción reducida” (20 caracteres) se utiliza para mostrarlo en caso de utilizar el visor del cliente en el TPV y para la emisión de etiquetas desde la compra.

Podemos indicar la “Ubicación” del artículo dentro del almacén. Al realizar un presupuesto, albarán o inventario no mostrará esta información. También nos la proporcionará la consulta de artículos, el informe de inventario y el de movimiento de artículos.

Para el cálculo de nuestro “PVP” podemos indicar el “Último coste” de compra y un “%Beneficio” deseado. Al pulsar sobre el botón “Benef. sobre coste“, nos calculará el “PVP sin IVA” y aplicando el “Tipo IVA” el “PVP” final. Si rellenamos el campo “%DTO” con algún valor, se aplicará el porcentaje de DTO en todas las ventas, a menos que tenga algún precio especial configurado la ficha del cliente.

Además de configurar un precio de venta habitual para el artículo, podemos tener hasta 4 tarifas distintas de precios. Podemos indicar un porcentaje de incremento en la columna “%Inc.” para calcular los precios de venta, o bien, podemos indicar directamente el precio de venta en las columnas “PVP sin IVA” o “PVP“. Estas tarifas pueden asignarse a los clientes en su ficha y además pueden modificarse en cada venta que realicemos.

Si el artículo tienen una “Unidad de pedido” distinta a la unidad de venta de nuestra empresa, podemos indicarla en este campo y al realizar un pedido al proveedor nos mostrará un mensaje recordándonos cuál es la “Unidad de pedido” a nuestro proveedor. El campo es de tipo alfanumérico de 25 caracteres útil para los casos en que compramos por kilogramos y vendemos por litros, por ejemplo, o compramos por cajas y vendemos por unidades.

Para este último ejemplo, además podemos decirle al programa, de cuántas unidades se compone la caja o bulto que compramos en el campo “Se pide por cajas de” y se utilizará para calcular el coste de compra de la caja al realizar un pedido y para convertir el número de cajas pedidas en número de unidades, al pasar el pedido de proveedor a albarán de compra.

Por ejemplo, un artículo tiene la “Unidad de pedido” configurada a “Cajas” y “Se pide por cajas de” 25 unidades. Cuando estemos realizando un pedido a nuestro proveedor, al marcar este artículo nos mostrará el mensaje de aviso de que se pide por Cajas y vamos a pedir 3 unidades a un coste total de 150€. Al proveedor le llegará el pedido de 3 unidades (Cajas), pero cuando recibamos nuestra mercancía y convirtamos automáticamente el pedido en albarán de compra, el programa entenderá que hemos pedido 3 cajas a 25 unidades = 75 unidades y que el coste de cada unidad será 150€ entre 75 unidades = 2€ la unidad. De esta manera a nuestro almacén habrán entrado 75 unidades a 2€ de coste.

Si nuestra empresa necesita indicar el número de palets en las compras y/o ventas podemos configurar los campos “Bultos por palet” y “Unidades o kgrs. por bulto” para calcular el número de unidades de compra o venta a través de estos datos. Todos los documentos de ShopPC tienen en sus detalles además del campo “Unidades“, el campo “Palets” y “Bultos“, de manera que si configuramos estos campos, al indicar el número de palets no rellenará automáticamente el número de bultos y el número de unidades final.

En el casillero “Inventariable” indicaremos si el artículo debe entar en inventarios, es decir, si queremos tener actualizadas las existencias.

En caso de pertenecer este artículo a alguna oferta nos lo indicará en “Está en oferta“.

Cuando un artículo deja de utilizarse, se marca como “Obsoleto” para que no nos aparezca en las búsquedas y para que ningún usuario pueda utilizarlo, aunque sí formará parte de los informes donde hayan sido utilizados.

Para realizar un gestión completa de entregas a cuenta, nos hace falta configurar al menos un artículo como “Es artículo de entregas A/C” para indicarlo en los albaranes de venta cada vez que agreguemos una factura de entrega a/c. El programa obliga a facturar cada entrega a/c y se les va asociando al albarán principal a través de este artículo de entrega a/c. Cuando el albarán principal se facture, restará todas las entregas a/c realizadas.

Debemos asignarle un “Almacén principal” que será el utilizado en cada compra y venta por defecto. Desde el icono Botón crear nuevo podemos crear un almacén nuevo. Opcionalmente podemos indicar una “Existencia mín.” que será la que se utilice para mostrar aquellos artículos que están con “Existencias bajo mínimos“.

En el apartado “Comisión” indicaremos el “%” o importe en “” que comisionará el comercial asociado al cliente de la venta. Estos datos serán utilizados en el informe de ventas de comerciales, donde nos indicará el importe de comisión que obtendrá en un periodo.

De forma opcional podemos asignar a nuestro artículo una “Unidad de negocio” que llevará asociada una “Cuenta de ventas”  y una “Cuenta de compras” con las que contabilizará las facturas. La “Unidad de negocio” puede llevar asociada también una comisión. Las unidades de negocio se configuran en el “Mantenimiento de empresas“.

Si no queremos utilizar en nuestra empresa las unidades de negocio y realizamos contabilización, podemos configurar manualmente las cuentas contables antes citadas, así como la comisión a aplicar a los comerciales.

Vemos a continuación las pestañas inferiores de la ficha del artículo.

Ventas y compras mensuales: Nos muestra las unidades e importes (sin IVA) mensuales, extraídos de los albaranes. Se pueden ver las cantidades de otros años cambiando el “Ejercicio” e incluso ver un resumen global seleccionando en ejercicio “TODOS“.

Estadísticas: Nos muestra las unidades, existencias y porcentajes de beneficio de forma global, es decir, teniendo en cuenta toda la trayectoria existente del artículo.

Catalogo - Estadisticas

En la primera columna nos resume el total de unidades compradas y el total de unidades vendidas, así com los ajustes realizados para conformar la existencia total.

La segunda columna nos indica el coste medio de compra y el coste medio de venta.

A continuación vemos los “%Beneficio” medio según los costes medios de compras y ventas.

El porcentaje de beneficio medio de compras se calcula con la formula:

(Coste medio de ventas – Coste medio de compras) / Coste medio de compras

El porcentaje de beneficio medio de ventas se calcula con la formula:

(Coste medio de ventas – Coste medio de compras) / Coste medio de ventas

Tambien nos aporta la información del último albarán de compra (“Últ. compra“) y el último albarán de venta (“Últ. venta“).

En el apartado “Proveedores” y “Clientes” nos relaciona las unidades “Pedidas“, “Recibidas” y “Pendientes“.

También podemos ver el desglose de las existencias totales del artículo en los diferentes almacenes.

Albaranes venta, Albaranes compra, Facturas venta y Facturas compra: Nos relaciona cada uno de los documentos en los que se ha vendido o comprado el artículo. Desde el botón adjunto se pueden abrir cada uno de ellos.

Pedidos pendientes: Nos relaciona los pedidos a provedor pendientes de recibir y los pedidos de clientes pendientes de servir.

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